Het totale traject bestaat uit zeven stappen en duurt maximaal zes weken.
De ‘begeleider' in het traject is vaak iemand uit hetzelfde bedrijf als de deelnemer (meestal de leidinggevende). De ‘assessor' is de docent van het ROC die uiteindelijk de deelnemer beoordeelt. De begeleider speelt een rol in de fase van het herkennen van de eigen competenties, voordat de deelnemer wordt beoordeeld door de assessor. Om objectiviteit te waarborgen, is de rol van begeleider en die van assessor strikt gescheiden.
Stap 1: Intakegesprek met assessor en begeleider
De assessor gaat bijhet bedrijf op bezoek en legt dan aan zowel de deelnemer als aan zijn begeleider (bijvoorbeeld de leidinggevende) uit wat het EVC-traject precies inhoudt en wat er van hen beiden wordt verwacht. Ook stelt de assessor diverse vragen aan de deelnemer om een eerste indruk te krijgen van de ervaring die reeds is opgedaan.
Stap 2: Samenstellen van het digitaal portfolio
In het digitaal portfolio brengt de deelnemer zelf in kaart welke competenties al aanwezig zijn. Hij beschrijft over welke kennis en ervaring hij/zij beschikt en wat zijn/haar kwaliteiten en talenten zijn. Dit moet worden onderbouwd met zoveel mogelijk bewijsmateriaal (diploma's, getuigschriften, enz).
Stap 3: 360 Graden Feedback Scan
De 360 Graden Feedback Scan vraagt een beoordeling van de deelnemer zelf én van de mensen uit zijn of haar directe werkomgeving. Dat kan een leidinggevende (of ondergeschikte) , een naaste collega, maar ook een klant zijn. De scan stelt vragen over en geeft antwoorden op duidelijk omschreven werksituaties en hoe de deelnemer zich daarin gedraagt.
Stap 4: Beoordeling digitaal portfolio
De assessor beoordeelt het portfolio door de competenties te vergelijken met de diploma-eisen.
Stap 5: Werkplekbezoek door de assessor
Tijdens een bezoek aan de werkplek observeert de assessor de werkprocessen die de deelnemer verricht.
Stap 6: Criteriumgericht interview
Tijdens het criteriumgerichte interview wordt bekeken of de deelnemer de aangetoonde competenties ook daadwerkelijk beheerst. Er wordt gevraagd hoe hij/zij in bepaalde situaties heeft gehandeld, waarbij de werknemer de assessor moet overtuigen dat hij/zij het op de juiste manier heeft aangepakt, dus competent is.
Stap 7: Eindrapportage
Na afloop van het EVC-traject ontvangt de deelnemer van de opleidingsadviseur van VTL een EVC-rapportage met daarin de conclusies, een eventueel opleidingsadvies, en een ervaringscertificaat. In deze rapportage wordt aangegeven welke competenties de deelnemer al beheerst en welke modules van een opleiding in feite dus al behaald zijn.