1. Klachten kunnen alleen als klacht worden beschouwd als deze schriftelijk worden ingediend. Dat kan via e-mail of via een formele brief. De indiener van de klacht geeft in de e-mail of brief zelf helder aan waaruit de onvrede over de dienstverlening besttaat. U kunt ook gebruik maken van een klachtenformulier dat te vinden is onder Contact op deze site.
2. Klachten kunnen worden ingediend ter attentie van de afdeling Customer Services. Deze afdeling handelt de klacht administratief af. Vermeld duidelijk over welke afdeling de klacht gaat.
3. Aan het feitelijk indienen van de klacht worden verder geen vormvereisten gesteld. Alle klachten worden in behandeling genomen, mits deze schriftelijk zijn ingediend.
4. Na ontvangst van de klacht bekijkt Customer Services of deze duidelijk is. Zo nodig neemt de afdeling contact op met degene die de klacht heeft ingediend om nadere vragen te stellen. Is de klacht duidelijk, dan wordt deze doorgegeven aan de manager van de afdeling waar de klacht thuishoort. In principe krijgt de afdeling 5 werkdagen de tijd om de klacht af te handelen. Customer Services kan echter bij ingewikkelde klachten besluiten deze termijn te verlengen.
5. De afwikkeling van klachten gebeurt door de afdeling zelf, onder toezicht van de afdelingsmanager.
6. De afhandeling van de klacht zal met de indiener worden besproken en indien noodzakelijk schriftelijk worden bevestigd.